GB／T 18894-2016  电子文件归档与电子档案管理规范

7电子文件的收集与整理

电子文件及其元数据的收

7.1.1应在业务系统电子文件拟制、办理过程中完成电子文件的收集，声像类电子文件、在单台计算机 中经办公、绘图等应用软件形成的电子文件的收集由电子文件形成部门基于电子档案管理系统或手工 完成。 7.1.2应齐全、完整地收集电子文件及其组件，电子文件内容信息与其形成时保持一致，包括但不限于 以下6个方面的要求：

a）同一业务活动形成的电子文件应齐全、完整； b）电子公文的正本、正文与附件、定稿或修改稿、公文处理单等应齐全、完整，电子公文格式要素 符合GB/T9704一2012的有关要求； c）在计算机辅助设计和制造过程中形成的产品模型图、装配图、工程图、物料清单、工艺卡片、设 计与工艺变更通知等电子文件及其组件应齐全、完整； d）声像类电子文件应能客观、完整地反映业务活动的主要内容、人物和场景等； e 邮件、网页、社交媒体类电子文件的文字信息、图像、动画、音视频文件等应齐全、完整，网页版 面格式保持不变。需收集、归档完整的网站系统时，应同时收集网站设计文件、维护手册等； 以专有格式存储的电子文件不能转换为通用格式时通信标准，应同时收集专用软件、技术资料、操作手 册等。 1.3以公务电子邮件附件形式传输、交换的电子文件，应下载并收集、归入业务系统或存储文件 英中。 1.4，应由业务系统按照6.2.2、6.2.3给出的要求，在电子文件拟制、办理过程中采集文书、科技、专业 等类电子文件元数据。 .1.5可使用WPS表格或电子档案管理系统按照6.2.2a）、6.2.4给出的要求著录、采集在单台计算机 中经办公、绘图等应用软件形成的各门类电子文件元数据，以及声像类电子文件元数据。

7.2.1应在电子文件拟制、办理或收集过程中完成保管期限鉴定、分类、排序、命名、存储等整理活动， 并同步完成会议记录、涉密文件等纸质文件的整理。 7.2.2应以件为管理单位整理电子文件，也可根据实际以卷为管理单位进行整理。整理活动应保持电 子文件内在的有机联系，建立电子文件与元数据的关联。 7.2.3应基于业务系统完成电子文件、纸质文件的整理，声像类电子文件的整理由电子文件形成部门 基于电子档案管理系统或手工完成。 7.2.4应归档电子文件保管期限分为永久、定期30年和定期10年等。 7.2.5电子文件分类按照电子档案分类方案执行，可执行的标准或分类方案有： a）文书类电子文件的分类整理按照DA/T22执行； b） 科技类电子文件应按照GB/T11822一2008、DA/T28—2002、《企业文件材料归档范围和档 案保管期限规定》等进行分类； c）专业、邮件、网页、社交媒体等类电子文件可参照DA/T22等要求进行分类。有其他专门规定 的，从其规定； d） 声像类电子文件应按照年度—保管期限—业务活动，或保管期限—年度—业务活动 等分类方案进行分类。 7.2.6应在整理过程中基于业务系统电子文件元数据库建立纸质文件目录数据，涉密纸质文件目录数 据的录入应符合国家保密管理要求，目录数据项参照6.2.2a)给出的要求执行。 7.2.7应在分类方案下按照业务活动、形成时间等关键字，对电子文件元数据、纸质文件目录数据进行 同步排序，排序结果应能保持电子文件、纸质文件之间的有机联系。 7.2.8应按规则命名电子文件，命名规则应能保持电子文件及其组件的内在有机联系与排列顺序，能 通过计算机文件名元数据建立电子文件与相应元数据的关联，具体要求如下： a）应由业务系统按内置命名规则自动、有序地为电子文件及其组件命名； b）在单台计算机中经办公、绘图等类应用软件形成的电子文件，应采用完整、准确的电子文件题 名命名； C 声像类电子文件可采用数字摄录设备自动赋予的计算机文件名。

7.2.9可参照分类方案在计算机存储器中建立文件夹集中存储电子文件及其组件，完成整理活动。

8电子文件归档与电子档案编目

8.1电子文件归档程序与要求

3.1.1电子文件形成或办理部门、档案部门可在归档过程中基于业务系统、电子档案管理

8.1.3应对电子文件的真实性、可靠性、完整性和可用性进行鉴定，鉴定合格率应达到100%，包括： a）电子文件及其元数据的形成、收集和归档符合制度要求； b） 电子文件及其元数据能一一对应，数量准确且齐全、完整 c）电子文件与元数据格式符合8.3、8.4给出的要求； d）：以专有格式归档的，其专用软件、技术资料等齐全、完整； e）加密电子文件已解密； f）电子文件及其元数据经安全网络或专用离线存储介质传输、移交； g）电子文件无病毒，电子文件离线存储介质无病毒、无损伤、可正常使用。 8.1.4档案部门应将清点、鉴定合格的电子文件及其元数据导入电子档案管理系统预归档库，自动采 集电子文件结构元数据，通过计算机文件名建立电子文件与元数据的关联，在管理过程元数据中记录登 记行为，登记归档电子文件。 8.1.5应依据清点、鉴定结果，按批次或归档年度填写电子文件归档登记表（见表A.1），完成电子文件 的归档。

g）电子文件无病毒，电子文件离线存储介质无病毒、无损伤、可正常使用。 8.1.4档案部门应将清点、鉴定合格的电子文件及其元数据导入电子档案管理系统预归档库，自动采 集电子文件结构元数据，通过计算机文件名建立电子文件与元数据的关联，在管理过程元数据中记录登 记行为，登记归档电子文件。 8.1.5应依据清点、鉴定结果，按批次或归档年度填写电子文件归档登记表（见表A.1），完成电子文件 的归档

8.2电子文件归档时间与归档方式

提交归档，归档时间最迟不能超过电子文件形成后的第2年6月。 8.2.2应基于安全的网络环境或专用离线存储介质，采用在线归档或离线归档方式，通过电子档案管 理系统客户端或归档接口完成电子文件及其元数据的归档。 8.2.3应结合业务系统、电子档案管理系统运行网络环境以及本单位实际，确定电子文件及其元数据 归档接口并作出书面说明，归档接口通常包括但不限于以下三种： a）webservice归档接口； b）中间数据库归档接口； ）·归档电子文件及其元数据的规范存储结构

归档接口并作出书面说明，归档接口通常包括但不限于以下三种： a）webservice归档接口； b）中间数据库归档接口； c）归档电子文件及其元数据的规范存储结构

8.3电子文件归档格式

8.3.1电子文件归档格式应具备格式开放、不绑定软硬件、显示一致性、可转换、易于利用等性能，能够 支持同级国家综合档案馆向长期保存格式转换。 8.3.2电子文件应以通用格式形成、收集并归档，或在归档前转换为通用格式。版式文件格式应按照 DA/T47—2009执行，可采用PDF、PDF/A格式。

件、RTF、WPS、DOCX、JPG、TIF、PNG等通用格式归档：或

GB/T18894—2016

8.3.4在计算机辅助设计与制造过程中形成的科技类电子文件应按以下要求归档： a）二维矢量文件以SVG、SWF、WMF、EMF、EPS、DXF等格式归档； b）三维矢量文件，需永久保存的应转换为STEP格式归档，其他可根据需要按8.3.4a)给出的要 求转为二维量文件归档。 8.3.5以数据库文件形成的科技、专业类电子文件，应根据数据库表结构及电子档案管理要求转换为 以下格式归档： a）以ET、XLS、DBF、XML等任一格式归档，或 b）参照纸质表单或电子表单版面格式，将应归档数据库数据转换为版式文件归档。 B.3.6照片类电子文件以JPG、TIF等格式归档；录音类电子文件以WAV、MP3等格式归档；录像类电 子文件以MPG、MP4、FLV、AVI等格式归档，珍贵且需永久保存的可收集、归档一套MXF格式文件。 B.3.7公务电子邮件以EML格式，网页、社交媒体类电子文件以HTML等格式归档。 8.3.8专用软件生成的电子文件原则上应转换成通用格式归档

8.4电子文件元数据归档格式

a），选择8.2.3a)或8.2.3c)所述归档接口时，可以ET、XLS、DBF、XML等任一格式归档； b） 选择8.2.3b)所述归档接口时，可与电子文件一并由业务系统数据库推送至中间数据库，也可 再由中间数据库导出数据库数据文件。 8.4.3声像类电子文件元数据、在单台计算机中经办公、绘图等应用软件形成的电子文件，可以ET XLS,DBF等格式归档

9.1.1应为电子档案及其元数据的安全存储配置与电子档案管理系统相适应的在线存储设备。

9.1.1应为电子档案及其元数据的安全存储配置与电子档案管理系统相适应的在线存储设备。 9.1.2电子档案管理系统应依据档号等标识符构成要素在计算机存储器中逐级建立文件夹，分门别 类、集中有序地存储电子档案及其组件，并在元数据中自动记录电子档案在线存储路径。 9.1.3在线存储系统应实施容错技术方案，定期扫描、诊断硬磁盘，发现问题应及时处置。

消销毁。应对离线存储介质管理活动进行登记，登记

9.3.1电子档案的提供利用应严格遵守国家相关保密规定。 9.3.2、应根据工作岗位、职责等要求在电子档案管理系统为利用者设置相应的电子档案利用权限。 9.3.3利用者应在权限允许范围内检索、浏览、复制、下载电子档案、电子档案组件及其元数据。 9.3.4电子档案及其元数据的离线存储介质不得外借，其使用应在档案部门的监控范围内。 9.3.5对电子档案采用在线方式提供利用时，应遵守国家有关信息安全的相关规定，从技术和管理 方面采取严格的管理措施。

9.4.1应按照档案统计年报要求及本单位实际需要对各门类电子档案情况进行统计。 9.4.2可按档案门类、年度、保管期限、密级、卷数、件数、大小、格式、时长、销毁、移交等要素，对室藏电 子档案数量等情况进行统计。 9.4.3可按年度、档案门类、保管期限、卷数、件数、利用人次、利用目的、复制、下载等要素对电子档案 利用情况进行统计。

9.5电子档案元数据的维护

9.5.1应基于电子档案管理系统在电子档案管理全过程中持续开展电子档案元数据采集、备份、转换 和迁移等管理活动。 9.5.2实施电子档案管理系统升级或更新、电子档案格式转换等管理活动时，应自动采集新增的电子 档案背景、结构元数据，包括信息系统描述、格式信息、音频编码标准、视频编码标准、技术参数等。 9.5.3应参照GB/T26163.1一2010等标准持续并自动采集电子档案管理过程元数据，应记录的电子 档案管理过程包括登记、格式转换、迁移、鉴定、销毁、移交等，具体见8.1.4、10.2.5、10.3.4给出的要求。 9.5.4应通过备份、格式转换、迁移等措施管理电子档案元数据，包括电子文件归档接收的以及归档后 形成的电子档案元数据，具体见9.2、10.2、10.3.4给出的要求。 9.5.5应禁止修改电子档案背景、结构和管理过程元数据，对题名、责任者、文件编号、日期、人物、保管 期限、密级等元数据的修改应符合管理规定，修改操作应记录于日志文件中。 9.5.6应确保电子档案与其元数据之间的关联关系得到维护

10.1电子档案的鉴定与审查

10.2电子档案的转换与迁移

GB/T18894—2016

附录A （资料性附录） 登记表格式

表A.1电子文件归档登记表

表A.2电子档案离线存储介质管理登记表

城市道路标准规范范本GB/T18894—2016

表A.3电子档案格式转换与迁移登记表

GB/T 188942016

表A.4电子档案销毁登记表

新闻出版标准GB/T188942016

下印日期：2016年11月15日F007