4.1.1应做好档案登记工作，统一登记格式，规范登记的时限要求，明确登记管理相关职责。 4.1.2物业服务档案信息应定期汇总整理，根据实际情况和工作需要，宜以每月为周期，最长 一年。

6.4.1.3物业服务档案登记工作包括但不限于

档案收集、整理、移交、归档登记； 标准信 档案借阅登记； 档案销毁登记； 档案检查登记； 其他应予登记的事项。

借阅档案应履行规定的登记手续螺丝标准，使用后应按照规定及时归还。

6.5.1.1应建立健全各类统计台帐，定期对档案统计资料进行归纳整理，对统计数据进行研究分析， 掌握现状，发现问题，提出改进措施。 6.5.1.2档案统计内容、指标、计量单位应保持一致性、稳定性和连续性，不应随意更改。 6.5.1.3各类数据应实事求是，以原始资料为依据，不得随意估算、虚报，

应定期清扫除尘，保持清洁

6. 6. 2 检查

DB3401/T232202

6.6.2.1应定期对档案进行全面检查，宜采用抽查的方式，检查时应采用逐卷进行，应详细记录。 6.6.2.2档案检查内容包括但不限于：

6.6.2.1应定期对档案进行全面检查，宜采用抽查的方式，检查时应采用逐卷进行，应详

档案资料的完整性； 档案是否在有效期内； 档案的资料版本是否最新； 档案存放的安全性。

档案资料的完整性； 档案是否在有效期内； 档案的资料版本是否最新； 档案存放的安全性。

档案资料的完整性； 档案是否在有效期内； 档案的资料版本是否最新； 档案存放的安全性。

6. 7.1 基本要求

案交接应遵循以下要求： 交接时应根据档案目录进行清点，确保实际交接的档案与目录保持一致； 对于重要设施设备的档案资料，应现场进行核对确保一致； 对于实际档案与目录不一致、实物与档案不致的情况，应如实做好书面记录，明确责任 及提出解决的意见和建议，必要时可拍照或录像作为证据留存； 交接记录和现场查验结果应由各方共同书面签字确认

6. 7. 2 内部交接

责档案工作的人员岗位变动时应按档案管理要求进行档案交接，宜撰写档案移交说明。

6.7.3.1外部交接包括但不限于

与建设单位的交接； 一物业服务企业退出时的交接； 一与服务外包单位的交接。 6.7.3.2物业服务企业与建设单位的档案交接应符合国家有关法律、法规和规章规定，做到文件材料 完整，移交手续齐全，责任明确。 6.7.3.3物业服务企业退出时，应将物业服务档案资料整理完毕后编制移交清册，在规定的时间，同 业主单位或业主委员会、进驻物业服务企业做好交接，并在交接记录和协议上签字。 6.7.3.4服务外包单位更迭时，交接双方应在规定时间做好移交、接收工作，做到帐物相符，手续齐 全，并要在交接文据上签字盖章。

DB3401/T2322021

应及时对保管期限已满和失去保存价值的档案进行销毁，销毁前履行销毁审批手续，销毁记录永久

应及时对保管期限已满和失去保存价值的档案进行销毁，销毁前履行销毁审批手续，销毁记录永久 保存。

附录A （规范性） 物业服务档案分类目录表 物业服务档案分类目录表见表A.1。

DB3401/T232202

表A.1物业服务档案分类目录表

DB3401/T2322021

DB3401/T232202

编码结构形式宜采用五段制，编码由左到右排列，案卷码为字母，其余各段均用阿拉伯数字表示， 各段之间用“一”隔开。其结构为：“案卷码”一“一级类目代码”一“二级类目代码”一“年度码” 一“案卷流水码”，编码结构见图B.1。

图B.1物业服务档案编码结构

电气标准规范范本图B.1物业服务档案编码结构

归档范围及保管期限表见表C.1。

DB3401/T232202

附录C （规范性） 归档范围及保管期限表

表C.1归档范围及保管期限表

DB3401/T2322021

屋面标准规范范本DB3401/T232202

DB3401/T232202