DA／T 92-2022  电子档案单套管理一般要求

6.1应建立相应的管理制度、技术和工作规范体系，保证办公自动化系统、业务系统和电子档案管理系 统相互衔接并实现预定功能，支持对电子档案进行全过程管理的需要。管理制度、技术和工作规范应当 符合相关法律法规及行业标准，充分发挥作用并被有效执行。 6.2管理制度名称及主要内容宜参照附录A的表A，1制定。管理制度应规定或明确电子档案效力和 各部门职责分工，办公自动化系统、业务系统、电子档案管理系统管理流程和运行维护要求，电子文件归 档范围，电子档案分类方案与保管期限表，电子文件整理、归档要求，电子档案鉴定、利用、统计与移交要 求，电子档案安全（保密）管理要求，电子档案管理培训要求等。管理制度可以根据需要单独或合并 制定。 6.3技术和工作规范名称及主要内容宜参照附录A的表A.2制定。技术和工作规范应与6.2协调配 合，明确电子档案数据规范、电子档案管理系统接口规范、电子档案存储和备份策略、电子档案转换与迁 移策略、电子档案数据恢复方案、电子档案管理应急处置方案

7.1办公自动化系统、业务系统

1.1应具备电子文件流转、电子签名、安全认证等功能，具备电子文件在线归档基础条件， 1.2应具备完善的电子文件归档功能，支持在线完成电子文件归档。电子文件归档功能至少应 下内容：

b） 支持在电子文件形成和流转过程中自动采集电子文件元数据，并形成规范的结构化数据； C 支持在电子文件办理完毕或业务流程结束后，按照规范开展电子文件整理、检测工作； 支持自动或半自动进行归档鉴定、划定分类和保管期限； e） 支持生成包含电子文件及其元数据的存档信息包轻工业标准，按照程序要求向电子档案管理系统归档： 支持电子签名图形化转化。 7.1.3已运行的办公自动化系统或业务系统无法满足7.1.1、7.1.2条件的，应予以改造

7.2.1应支持从办公自动化系统、业务系统中在线接收存档信息包实现归档；支持非办公自动化系统 和业务系统生成的各类电子文件数据导人归档。 7.2.2应具备采集、检测、登记、分类、编目、著录、电子签名、检索、利用、鉴定、统计、处置、格式转换、审 计、移交等基本功能，支持对多种门类、多种格式电子档案进行在线管理。各项功能应按照 GB/T29194一2012、GB/T18894一2016的要求进行设置，相关要求还可见《数字档案室建设指南》。 7.2.3应具备电子档案存储与备份管理功能，满足保管期限内电子档案安全保管需要。 7.2.4应支持按照进馆要求向档案馆移交电子档案

7.3.1电子档案管理系统与办公自动化系统、业务系统宜按照GB/T31914一2015定义的整合式或独 立式系统关系模式进行部署，实现互联互通。采用嵌入式系统关系模式的，应当满足本单位档案资源统 一管理要求。 7.3.2办公自动化系统、业务系统与电子档案管理系统应通过具有可信验证机制的安全接口通信等方 式交互，确保电子档案来源可靠 .3.3电子档案管理系统开发者应向建设单位移交规范的技术文档。技术文档应接照GB/T8567的 规定编制，并包含需求规格说明书、详细设计书、数据库结构、电子档案原文存储结构和归档接口说明等 系统设计与开发相关内容。如系统为非成品软件，还需提供源代码

1.1电子文件在形成和流转过程中，应满足以下要求： a）电子文件经授权和确认的法定形成者直接办理形成或导人办公自动化系统、业务系统，并一直 在系统监控下流转，不存在脱离系统监控的情况； b) 保存电子文件关键节点（如电子公文应包括起草、审核、签发、收发文办理、整理归档、管理等） 修改痕迹和管理过程元数据； c）电子文件组件和构成要素齐全完整，电子文件与相关元数据保持关联关系。文书、照片、录音 录像电子文件元数据项根据DA/T46—2009、DA/T54—2014、DA/T63—2017定义，并确定 其中约束性为“必选”的元数据项为必备项。其他类型电子文件元数据应符合 GB/T26163.1一2010的要求，党政机关电子公文元数据还应符合GB/T33480一2016要求。 1.2电子文件应以通用格式形成、收集，或在归档前转换为通用格式。电子文件格式应符合 B/T18894一2016中8.3、GB/T33190一2016的要求，党政机关电子公文文件格式还应符合GB/T 476（所有部分）的要求。 1.3电子文件应按照GB/T18894—2016、DA/T22—2015进行整理，封装形成存档信息包。存档 息包不应包含非开放的压缩、加密、签名、印章、时间戳等技术措施

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8.1.4电子文件归档应通过归档接 田刃公 自动化系统、业务系统和电子档案管理系统在线完成，由 电子档案管理系统完成登记并赋予档号。 除不经业务系统形成的照片、录音录像等电子文件外，不应通 过介质拷贝等进行离线归档。涉密电 关保密规定要求

8.2电子档案管理要求

3.2.1电子档案应以档号为基础命名，并按照档号构成项逐级建立文件夹进行存储。电子档案元数据 应转化为XMIL等文件并与电子档案统一存放。 3.2.2应建立电子档案目录，与电子档案建立关联关系，保持一一对应。 3.2.3电子档案应严格按照电子档案管理权限和工作程序进行管理、利用，采取措施保证无非法访问 和超越权限的访问，保证电子档案不被非法套改。 3.2.4电子档案保管期限届满，应由系统自动提示并接照流程开展鉴定。鉴定后需要销毁的，应履行 审批手续后由授权用户手工确认删除，并以电子形式保存销毁清单及记录；需要续存的，应履行审批手 卖后修改其保管期限及相关元数据

9.2.1应建立电子档案存储与备份规划，规划时限不低于档案保管期限。电子档案存储与备份规划应 随技术发展定期更新， 9.2.2应为电子档案安全存储配置专用在线存储设备或虚拟云存储空间。电子档案存储设备（空间） 应配置在具有必要安全措施的局域网或电子政务网。 9.2.3应以独立的方式存储电子档案，在不依赖特定管理系统前提下实现归档电子文件的自包含、自 描述和自证明。 9.2.4应将电子档案及其元数据、电子档案管理系统及其配置数据、日志数据纳人备份管理范围，制定 科学合理的电子档案备份策略，根据实际情况在离线、近线或在线备份中选择两种以上方式进行备份， 有条件的还应采取异质异地备份。 9.2.5应具备电子档案及其目录数据库备份与恢复能力，对备份数据和介质进行登记、检测与管理，使

9.3.1应制定、评估电子档案数据转换与迁移策略，确保转换与迁移后电子档案各组

3.1应制定、评估电子档案数据转换与迁移策略，确保转换与迁移后电子档案各组件、元数据、

日志、配置信息之间关联关系，保持上述内容的完整性、可用性。 9.3.2电子档案保存格式不能满足长期保存需要时，应对电子档案进行格式转换。电子档案格式转换 时，应自动采集相关元数据。 9.3.3在电子档案的存储设备更新、系统扩充、应用软件升级、存储载体改变等情况发生时，应对电子 档案管理系统及其数据进行相应迁移和更新操作。 9.3.4服务器、网络设备、存储设备、安全管理设备等基础设施应根据迁移和更新需求及时调整、扩容、 升级。

9.4.1应对电子文件归档和电子档案移交接收环节进行真实性、完整性、可用性、安全性检测，电子文 牛归档后，每年至少进行1次检测。 9.4.2文书类电子文件、电子档案检测按照DA/T70一2018进行，其他类型电子文件、电子档案检测 可参照执行。 9.4.3应具备对在线电子档案存储状况进行监控和警告的能力，对存储介质不稳定、存储空间不足、电 子档案非授权访问和系统响应超时等情况发出警告，跟踪和记录警告事项处理过程。 9.4.4应定期对电子档案管理系统、服务器、网络设备、存储设备及安全管理设备等软硬件有效性进行 检测，确保电子档案保管环境无病毒感染、无安全隐患

9.5.1应建立审计跟踪制度，对电子档案管理流程操作行为、电子档案管理系统运维操作行为实施审 计跟踪。操作行为应包括但不限于行为描述、行为步骤、行为对象、行为日期、行为人员等。 9.5.2应自动记录审计跟踪事件信息，并将有关审计信息按元数据方案要求同时作为电子档案的元数 居加以管理。 9.5.3应规范审计跟踪日志管理，在电子档案生命周期内持续维护审计跟踪日志。审计跟踪日志和重 要操作日志可按日期、人员等条件进行检索查询，保存时间不应低于电子档案保管期限，且应纳入备份 恢复范围

10.1电子档案单套管理可行性评估按照附录B的评估指标组织开展。评估指标划分为5个一级指 标、13个二级指标、26个三级指标。 0.2评估应当先由本单位进行自评，通过后再向同级档案主管部门提出评估申请。评估由档案主管 部门或档案主管部门认可的其他具备电子档案管理评估能力的机构进行。 10.3评估指标所有三级指标评估结果为“通过”视为通过可行性评估，可开展电子档案单套管理。 10.4电子档案单套管理每三年至少进行一次复评。电子档案单套管理系统环境或应用发生重大改 变，应当立即进行复评

1给出了推荐制定的管理制度的名称及主要内容

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附录A （资料性） 电子档案管理制度、技术和工作规范

表A.2给出了推荐制定的技术和工作规范的名称及主要内容

表A.2技术和工作规范

（规范性） 电子档案单套管理可行性评估指标 表B.1规定了电子档案单套管理可行性评估指标、要点和结果。

住宅标准规范范本表B.1规定了电子档案单套管理可行性评估指标、要点和结果。

附录B （规范性） 电子档案单套管理可行性评估指标

子档案单套管理可行性评

DA/T92—2022

表B.1电子档案单套管理可行性评估指标（续）

1 机关文件材料归档范围和保管期限规定.国家档案局令第8号， 2] 机关档案管理规定.国家档案局令第13号. [3] 档案信息系统安全等级保护定级工作指南.档办发【2013]5号， [4] 数字档案室建设指南.档办发【2014]4号. [5] 数字档案室建设评价办法.档办发【2016］3号. [6] 电子档案管理系统基本功能规定.档办发【2017]3号， [7] 党政机关电子公文处理工作办法.厅字【2019】7号， [8] 李明华主编.数字档案室建设概论M.北京：中国文史出版社煤矿标准规范范本，2016 9] GB/T5271.27信息技术词汇 [10] GB/T31914一2015电子文件管理系统建设指南 11] GB/T39362—2020 党政机关电子公文归档规范 [12] DA/T58—2014 电子档案管理基本术语 [13] BMB17—2006 涉及国家秘密的计算机信息系统分级保护技术要求 14] BMB20—2007 涉及国家秘密的信息系统分级保护管理规范 [15] BMB232008 涉及国家秘密的信息系统分级保护方案设计指南